Études de cas- Services publics

Défi :

Au Canada, la déréglementation des secteurs de l’approvisionnement en gaz et de la distribution d’électricité a rapidement entraîné divers changements du mode de gestion des sociétés de services publics. À cet égard, le recours à des compétences non essentielles externes, par exemple l’approvisionnement, la gestion et l’impression de documents de facturation (ou de comptabilité) et de mise en marché est un choix qui permet de réduire les dépenses et d’avoir un avantage face à la concurrence.

« Dans un grande nombre d’entreprises de services publics, la fonction Approvisionnement est un domaine où les possibilités de réduire les dépenses sont considérables. Comme une telle entreprise consacre généralement entre 40 et 60 % de ses budgets de fonctionnement et d’entretien à l’achat de produits et services à l’externe, il va de soi que ses fournisseurs ont là une occasion extraordinaire de l’aider à améliorer son rendement financier en général. » Accenture, 2004

Solutions proposées et résultats :

DATA adapte au client notre façon d’aborder l’impartition. Pour ce faire il retient un modèle de consultation qui, axé sur l’approche client, donne lieu à une solution partielle ou complète servant de tremplin à la relation instaurée avec lui. Souvent, une commande qui se limite à un produit ou service précis se transforme, au fil du temps, en un imposant mandat de gestion stratégique des documents. Nous vous présentons ci-après quelques exemples de solutions très souples proposées à des clients du domaine des services publics, ainsi que les résultats que DATA leur a permis d’obtenir.

ENMAX CORPORATION, l’un des grands fournisseurs d’électricité et de gaz naturel de la province de l’Alberta, a conclu une entente pluriannuelle de gestion documentaire avec le Compagnies du groupe Data comprenant, notamment, la production, l’impression et la diffusion d’états de compte et de matériel promotionnel à tous les clients d’ENMAX Energy. Initialement choisie parce qu’elle semblait le fournisseur le plus indiqué pour assurer le stockage et la diffusion de documents, DATA offre d’ores et déjà beaucoup plus de services à ENMAX. En ce moment, ses utilisateurs finaux ont accès à une grande diversité de services par l’entremise de la recherche et de la commande en ligne de documents de travail, utilisant pour ce faire le réseau intranet de leur siège social, directement relié au système d’approvisionnement électronique de DATA, le DATA Document Manager.

La compagnie n’a plus à se procurer et à entreposer les imprimés, ni à en gérer les stocks. Elle a en outre réduit ses dépenses attribuables à des frais généraux en matériel ou en main-d’œuvre, ce qui permet à la direction de se consacrer pleinement à son objectif principal : la satisfaction de la clientèle. Essentiels à l’exécution de la mission, de bons protocoles de traitement des documents permettent de produire les états de compte d’ENMAX à partir de données traitées qui sont acheminées directement aux installations de DATA. On peut ainsi imprimer l’information propre à chaque client d’ENMAX, mettre le tout sous enveloppe accompagné de matériel promotionnel ciblé et confier le tout au service postal. L’intégration de mesures de reprise après sinistre et de systèmes de redondance en cas de défaillance au sein même de l’infrastructure de DATA assure le respect dûment documenté de pratiques exemplaire en matière de réglementation. Dans l’ensemble, la compagnie a réalisé des économies substantielles dès le début de notre intervention, comme le confirment les rapports émis régulièrement par la compagnie sur le rendement de ses fournisseurs. En fait, au cours de la dernière année seulement, le partenariat établi entre le Groupe d’entreprises Data et ENMAX a permis à cette dernière de réaliser des économies de plus 600 000 $ en frais reliés à l’impression.

En nous accordant toute leur confiance de manière à nous permettre de miser sur toutes nos ressources, nos clients du domaine des services publics ont immédiatement constaté une nette amélioration du rendement de leur fonction d’approvisionnement en imprimerie. Celle-ci s’est en outre intégrée aisément aux systèmes de production, de livraison et de facturation de DATA, le tout sans nécessiter d’importants investissements ou efforts. C’est notamment le cas du mandat de gestion de l’ensemble des dossiers d’imprimerie de Direct Energy. Direct Energy Essential Services est une marque de Direct Energy qui fournit les résidences et les petits commerces en gaz naturel et en électricité. Dans cette entreprise, DATA offre actuellement des services d’impression commerciale, de stockage et de distribution de documents imprimés, de formulaires et de papeterie, de même que des services de gestion de comptes. Direct Energy emploie plus de 2600 personnes partout au Canada. Nous y avons tout d’abord conclu une entente en vertu de laquelle nous nous occupions de son matériel de marketing direct sur mesure, car il fallait que le client puisse accéder rapidement à du matériel avec imagerie à information variable selon les conditions du marché. Devant notre aptitude à produire ses imprimés de façon fiable et compte tenu de nos installations de livraison des documents ainsi que du dévouement de notre équipe de service à la clientèle, le client a décidé d’élargir notre mandat en nous confiant l’ensemble de la gestion de ses imprimés, en disant :

« Ça ne fait pas partie de nos habitudes, car nous hésitons passablement, comme entreprise, à mettre tous nos œufs dans le même panier. Néanmoins, nous avons décidé de confier tous nos dossiers d’impression à DATA. Nous sommes en fait ravis de ce que vous avez pu faire jusqu’à présent. Ici, les gens n’ont actuellement que de bons mots à dire à votre sujet, et nous croyons que vous le méritez parfaitement. »

Direct Energy Procurement

En novembre 2004, Superior Propane et DATA ont mené à bien une entente pluriannuelle touchant l’impression, le montage et la diffusion de documents commerciaux essentiels. Depuis plus de 50 ans, Superior fournit de l’énergie à une grande diversité de secteurs au Canada (résidentiel, industriel, commercial, pétrolier et gazier, agricole, services alimentaires, bâtiment, automobile), ce qui en a fait le plus grand distributeur de propane et produits et services connexes au Canada. L’entreprise compte 1800 employés, qui desservent plus de 300 000 clients partout au Canada.

Pour répondre aux besoins de Superior, les centres de traitement de DATA assurent des services d’impression numérique et de diffusion qui l’amènent à imprimer des millions de documents et de factures chaque année. Superior Propane avait déjà confié un tel mandat à un fournisseur externe, mais elle souhaitait ardemment associer un meilleur service et davantage de soutien à cette fonction administrative essentielle. La stabilité, l’expérience, le soutien technique, les ressources, le niveau de service possible ainsi que les prix concurrentiels mis de l’avant par la société DATA ont fait que cette dernière a été choisie. À la fin de notre première année de collaboration, nous avons pu démontrer à Superior que nous lui avions fait économiser plus de 200 000 $.

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